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文件整理新规应实现“软着陆”
发布时间:2017-09-04 09:12:31

  2016年6月1日,新修订的《归档文件整理规则》发布实施,与原规则相比,在适用范围、整理流程、操作指引等方面均有变化。归档文件整理新规定推行实施效果的好坏直接关系到归档文件质量。因此,如何较好完成新旧规则的顺利接轨显得至关重要。

  制定标准,明确要求,促进归档文件规范整理。科学高效推行新规则的实施,必须有规可循,有章可依。档案部门应结合实际工作,经过充分调研,及时制定出台《归档文件整理实施细则》,对规则修订的思路、形式、内容进行解读与说明,解决新旧规则衔接时因标准不统一而出现的问题。尤其要对新规中有关组件、分类、编号、编目、装盒等条款进行深入解读,对组件、件内文件排序工作中易出现的情况加以列举说明,使归档操作流程简单易懂,一目了然。

  学习宣传,加强培训,提升基层档案人员业务实操能力。档案部门要及时组织本单位业务人员进行集中学习研讨,通过新旧规定对比,对新规内容逐项逐条细学深研,针对新规定的核心内容,开展归档文件整理实操演练,实现动手操作与理论学习的有机统一,对于存疑的实际问题,要反复讨论、分析、论证,确保档案业务人员吃透新规,全面系统深入掌握归档文件整理的新规则。要充分利用报纸、网络、微信公众号等平台,开展《归档文件整理规则》的集中宣传,介绍新规定出台的背景、过程和意义,以及掌握使用新规定的重要性。同时,要举办《归档文件整理规则》专题培训班,对所辖范围内的档案文书人员进行培训指导,重点对档号结构和编制要求、归档章设置、装订、编页、档案盒填写、排架等内容条款进行讲解和说明。

  联系实际,辐射带动,实现新规则贯彻落实的“软着陆”。在贯彻落实新规则的实践中,必须在学细吃透新规则的基础上,结合工作实情,狠抓贯彻落实。要针对新规则的变化与重点,以及新旧规则的差异,广泛收集基层档案人员对新规则的意见和建议,联系实际,加强研究。按照新规则各项标准要求,及时出台《归档文件整理工作实施方案》,对归档范围、工作流程、分类方法及保管期限等做出详细规定与要求。同时,以点带面做好新规则辐射推广工作,在所辖范围内选取一个具有代表性的单位,作为新规则归档文件整理的“示范点”,通过组织现场观摩、业务研讨会等方式,对新规则的各项内容做进一步讲解、释疑;对易出现的共性与难点问题进行重点强调与分析;对归档范围、归档要求、类别划分、整理编目等方面进行深入解读,让基层档案员真正吃透、把准、掌握新规则的内涵本质,进一步提高档案员对归档文件整理的实战能力。

  讲究方法,坚持不懈,科学高效完成归档文件整理工作。档案管理部门要想办法、出举措,确保文件归档整理工作的质量。一是可实行“三集中”的工作方法,集中时间、集中地点、集中人员,组织指导督促各部门各单在规定时间内完成归档文件整理工作。二是派出业务骨干,按照新规则各项标准,对各单位归档人员进行“一对一”讲解、“手把手”示范,确保高质量完成归档整理任务。三是要对归档文件整理工作的著录、目录打印、档案盒封面印制等后期工作提供服务,积极联系有资质的档案服务部门提供“一站式”服务,确保归档文件整理工作的“不断档”与完整性。

  原载于《中国档案报》2017年8月28日 总第3111期 第三版

  

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